Ciclo PDCA, o que é e como utilizá-lo na sua empresa.

O que é Ciclo PDCA?

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, que se traduz como:

• Planejar;

• Fazer;

• Verificar;

• Agir.

Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo Planejamento. Existe a possibilidade de utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa.

Você pode executar esse método passo a passo com um exemplo prático:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas.

É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Depois é que se vai levar em consideração o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo.

Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos e, também, a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso.

Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases:

1. Identificação do problema

Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”.

Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado.

Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming.

2. Observação do problema

Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem.

Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita é durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo?”

É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema.

Aqui, por exemplo, podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

4. Plano de ação

Depois de identificadas as causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo.

O 5w2h ou Plano de Ação são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente O Que precisa ser feito, Quem será o Responsável e Quando deverá ser concluída cada Tarefa planejada.

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado.

Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado.

É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema.

Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta. Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do PCDA.

4ª etapa: AÇÃO

Na última etapa, o ACT, nos permite refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo: como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.

Aliás, eles poderão ser abordados em um novo “Giro do PDCA”, para a melhoria contínua dos processos.

Essa etapa é dividida em 2 partes:

1. Padronização

Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema corra risco de reaparecer.

Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões).

Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mudança. 

2. Conclusão

É neste momento que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos futuros.

Conclusão

Também conhecido como ferramenta da qualidade PDCA, o Ciclo PDCA é considerado umas das mais simples e eficazes metodologias dentre as ferramentas de gerenciamento de qualidade atuais. Assim como do ciclo de melhoria organizacional.

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita tomada de decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recurso, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.